Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) Universitas Sebelas Maret (UNS) menjadi tuan rumah kegiatan Workshop Monitoring dan Evaluasi Kearsipan Internal Tahun 2023, Kamis 7 September 2023 di Ruang Sidang 1 Gedung Soeharno TS FEB.

Wakil Dekan Sumber Daya Manusia,Keuangan dan Logistik dalam sambutannya dihadapan lebih dari 20 arsiparis UNS yang hadir menyampaikan ucapan selamat datang dan juga kekagumannya kepada para arsiparis.

“Selamat datang, saya senang sekali ketika berkumpul dengan para arsiparis karena mengingatkan kepada kita agar selalu rapi, tertib dan menata dokumen yang kita miliki dengan baik. Ini sesuatu yang sangat penting untuk memberikan kemudahan juga dalam bekerja” paparnya.

Dr. Djuminah juga mempersilahkan kepada para arsiparis untuk berdiskusi secara lebih leluasa  membahas hal-hal yang berhubungan dengan kearsipan.

Di kegiatan tersebut, Friddy Wahyu Kurniawan, S.Pd., Pranata Kearsipan dari UPT Kearsipan UNS menjadi narasumber yang memaparkan secara detil bagaimana manajemen arsip inaktif.

Dikatakan, arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip Inaktif bertujuan mengurangi volume arsip organisasi dan implikasinya, membebaskan ruang kerja dari tumpukan arsip dan penciptaan sistem penyimpanan yang efektif dan efisien.

” Pengolahan arsip inaktif dilaksanakan melalui survei, yang pertama survey terhadap kelembagaan/organisasi meliputi survei tentang perkembangan organisasi atau unit kerja/unit pengolah/unit pencipta arsip, perubahan organisasi, tugas, fungsi serta unit kearsipannnya. Dan yang kedua adalah survei terhadap fisik arsip meliputi survei menyeluruh untuk mengetahui jumlah (volume arsip), umur arsip, tempat penyimpanan arsip dan jenis media arsip” jelasnya.

Selanjutnya diuraikan prosedur pengolahan arsip inaktif teratur dilakukan dengan cara penyeleksian arsip inaktif, penataan folder/berkas, penyimpanan arsip inaktif ke dalam boks arsip, penempatan boks dalam rak arsip, pembuatan daftar arsip inaktif.

Sedangkan prosedur pengolahan arsip inaktif tidak teratur dilakukan dengan cara penyortiran, pemberkasan/ pengelompokan/ identifikasi arsip, pendeskripsian arsip, manuver fisches/ kartu deskripsi, penomoran definitif, pembungkusan arsip, manuver berkas, penomoran berkas, penataan fisik arsip, pelabelan, penempatan boks dalam rak arsip serta pembuatan dafar arsip inaktif.

Pemeliharaan arsip inaktif dapat dilakukan dengan menggunakan rak besi untuk menyimpan boks arsip, menggunakan pendingin ruangan menjaga suhu ruangan tetap stabil seperti AC, tata letak rak arsip disesuaikan dengan luas ruangan penyimpanan, memberi kamper untuk masing-masing boks arsip setiap dua bulan sekali, menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip serta membatasi akses.

Lebih lanjut, untuk peminjaman dan penggunaan arsip inaktif ada kewenangan pengguna dan prosedur.

Prosedurnya meliputi permintaan (lisan,telepon,tertulis), pencarian (lansung ke arsip/melalui daftar), penggunaan tanda keluar (out indikator), pencatatan, pengambilan/pengantaran, pengendalian (masa peminjaman, lokasi dan pengguna) dan penyimpanan kembali (out indikator diambil dan arsip ditempatkan.